İş Süreçleri Yönetimi (BPM) Çözümleri

Platform Özellikleri

  • Servis Tabanlı Mimaride (SOA) geliştirilmiştir.
  • Gelişmiş bir iş akışı motoruna sahiptir.
  • Farklı alternatifler ile görev delegasyonu yapmayı destekler.
  • Uygulamalarda yapılan her aksiyon tarihçe şeklinde kayıt altına alınır ve görüntülenir.
  • Uygulama ara yüzleri tamamen web tabanlıdır.
  • Mobil uyumlu ekranlara sahiptir ve mobil cihazların tarayıcılarında da çalışabilmektedir.
  • Çoklu dil desteği vardır.
  • Hiyerarşik organizasyon birimleri tanımlanabilir. Pozisyonlar ve kullanıcı bilgileri eklenebilir. Özel gruplar oluşturulabilir.
  • Sisteme giriş yöntemleri (Active Directory vb.) ve çalışma takvimleri özelleştirilebilir.
  • Yetkilendirme özelliği ile istenilen kullanıcı, grup ya da departmana yetki verilerek süreçlere ulaşımları sınırlandırılabilir.
  • Web servis entegrasyonunu destekler.
  • Dokümanlar arasında içerik araması yapılmasını destekler.
  • Süreç tasarımlarında, kolayca iş akış diyagramları oluşturulabilir.
  • Etkinlik akışı ile sistem içerisindeki kullanıcılar kendi aralarında mesajlaşabilir ve dosya paylaşımı yapabilir.
  • Kullanıcıların e-mail adreslerine bilgilendirme e-postaları gönderilebilir ve kullanıcılar bu e-postaların içerisindeki linke tıklayarak ilgili iş formuna ulaşabilir.
  • Sürecin özelliğine göre bazı süreç adımları için hatırlatıcı iş formları kullanıcılara gönderilebilir.
  • Arka plan işleri dışarıdan desteğe gerek kalmadan yönetilebilir. Hataya düşen işler tekrardan işlenebilir ya da sistemden kaldırılabilir.

 

 

Süreçler ve Formlar

 

Mali İşler

E-Fatura Süreci

Gelen faturaların sistem içerisine alındıktan sonra müşterinin belirlediği kural setlerine istinaden dağıtımlarının yapılarak ve bu faturaların bir veya birden fazla onaylayana gönderilmesini sağlar. Giden faturalar için önceden hazırlanan taslaklar ile fatura kesim sürelerini kısaltır ve giden faturaları da onay sürecine dahil edebilir. Kontrol panelleri ile gelen ve giden faturalar tarih, müşteri vergi numarası vb. bilgilerine göre süzülerek, raporlanabilir.

  • Gelen faturalar, yönlendirme kuralları ile (vergi numarası, tutar, tarih vb. bilgilerine göre) onay sürecine sokulur.
  • Faturalar PDF olarak sisteme yüklenebilmekte ve bir önceki maddede belirtilen yönlendirme kuralları ile onay süreçlerinden geçirilebilmektedir.
  • Fatura yönetim sistemi 8 günü geçen e-faturaların içerisinde uyarı yazısı çıkararak kullanıcıyı bilgilendirmektedir.
  • Gelen bir e-fatura, kurallar çalıştırıldıktan sonra müşterinin sağlayacağı bir servisi çağırarak e-faturaları aktarabilir (Örneğin, faturaların müşteri Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) sistemine aktarılması gibi).
  • Fatura yönetim sisteminde e-faturalar oluşturulabilir.
  • Standart ve birden fazla müşteriye kesilen ve içerik olarak aynı e-faturalar için taslaklar oluşturulabilir.
  • Giden e-faturalar da onay sürecinden geçirilebilir.
  • Faturaların adet ve tutarları kontrol panelindeki grafik diyagramları ve raporlama ile takip edilebilmektedir.

KEP Süreci

  • Gelen Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) iletilerinin kurum içerisinde dolaştırılması, onaylardan geçirilmesi ve arşivlenmesi.
  • Akıllı İleti Yönlendirme özelliği ile; İleti kutusu, göndericisi, göndericinin adresi vs. gibi birçok kurala göre süzgeçten geçirilerek, iletilerin sorumlularına hızlı bir şekilde ulaştırılması.
  • Kurum içerisinde üretilen değerli evrakların (sözleşme, poliçe vs. gibi) e-imzalı bir şekilde imzalanabilmesi ve KEP iletisi olarak gönderilebilmesi.
  • Türkiye’nin önde gelen KEP sağlayıcıları ile entegre çalışması.

Masraf Süreci

Masraf, masraf tiplerinin ve masraf tipi gruplarının belirlenerek, çalışan tarafından oluşturulan masraf formunun ilgili onaylayan tarafından onaylanmasını sağlayan ve tüm onay adımları bittikten sonra muhasebe birimine ödeme yapılması için gerekli bilgilendirmeyi yapan süreçtir. Masraf süreci içerisindeki grafik diyagramları ile her bir masraf tipi grupları bazında takip edebilir, kriterler yardımıyla raporlama yapılabilir.

  • Tek bir form da çoklu masraf girişi mümkündür.
  • Onay sürecine sahiptir. Masraf formu birden fazla onaylayana gönderilebilir.
    • Yönetici ve 2. Yönetici onayı
  • Onaylanan masraf formu en son muhasebe girişi adımı olarak Muhasebe birimine gönderilir, böylelikle Muhasebe bölümü otomatik olarak bilgilendirilir.
  • Masraf grup tipi ve/veya masraf tipleri eklenebilir ya da sistemden kaldırılabilir.
  • Her bir çalışan kendi masrafını takip edebilir.
  • Avans süreci ile entegre çalışabilir.

Avans Süreci

Masrafın avansı olarak çalışan süreçtir. Avans talebi formu doldurulduktan sonra avans talebi onayı için yönetici onayına gönderilir. Avans talebi tüm onaylayanlar tarafından onaylandıktan sonra sistem tarafından otomatik olarak masraf formu oluşturulur ve bu form içerisine avans bilgileriniz otomatik olarak gelir.

  • Kişiler farklı para birimlerinde avans talebinde bulunabilirler.
  • Onay sürecine sahiptir.
    • Yönetici Onayı
  • Avans talebi tüm onaylardan geçtikten sonra otomatik olarak masraf formu oluşur.

 

İnsan Kaynakları

İşe Giriş Çıkış Formu

İlk işe başlayacak personelin iş başı öncesi gerekli ihtiyaçlarının kaydedilerek, bu ihtiyaçları karşılayacak ilgili departmanlara bildirilerek, karşılanmasını; işten çıkan çalışanların çıkış işlemlerinin kaydedilmesini ve takibini sağlayan süreçtir.

  • İşe başlayacak personelin iş başı ihtiyaçlarının karşılanmasını sağlar (Bilgi Teknolojileri kaydının açılması, yemek kartı siparişi vb.).
  • İşten çıkış ile ilgili işlemleri takip eder.

Personel Kayıt Formu

İşe başlayan personele ait tüm bilgilerin kaydedildiği ve saklandığı bölümdür. Kişisel bilgiler, adli sicil bilgileri, mezuniyet bilgileri vb.

  • Personel özlük bilgilerinin saklandığı formdur.

Bordro Paylaşımı

Tüm bordroların Excel yardımıyla sisteme alınmasını sağlayan, e-imza ile imzalandıktan sonra bu bordroların ilgili çalışanlara dağıtılmasını sağlayan uygulamadır.

  • Excel formatında hazırlanan personel bordroları birer doküman haline getirilip e-imza ile imzalandıktan sonra personele dağıtılır.
  • E-imza ile imzalanabilir.
  • Gerekirse KEP eki olarak gönderilebilir.

İzin Süreci

Her bir çalışanın izin nedenini de belirterek oluşturduğu izin talepleri istenilen onaylayanların onayını alır. Her bir çalışan kendi hesabında kullandığı tüm izinleri görebilir, İnsan Kaynakları Müdürlüğündeki yetkili çalışanlar ise şirket içerisindeki tüm çalışanların izin bilgilerini görebilir.

  • Onay sürecine sahiptir.
    • Yönetici ve İnsan Kaynakları onayları
  • Geçmiş dönemlere ait izinler raporlanabilir.
  • Sahip olunan toplam izinden kullanılan her iznin düşmesiyle kalan izin gün adetleri takip edilebilir.
  • Aynı departmanda çalışan kişilerin izinleri izin formu üzerinden takip edilebilir.

 

Genel Yönetim

Doküman Arşiv Süreci (Doküman Yönetim Süreci)

Doküman yönetim sistemi uygulaması, belgelerin detaylı şekilde ve esnek profiller ile tanımlanabildiği, sisteme kaydedildiği, arşivlendiği ve gerektiği durumlarda revize edildiği süreçtir.

  • Herhangi bir iş akışına sınırsız sayıda doküman eklenebilir.
  • Dokümanlarda içerik araması yapılabilir. Her arama sırasında arama kriter girmek istemiyorsanız, arama şablonlarını düzenleyerek, istediğiniz doküman için ilgili arama şablonunu seçerek arama yapılabilir.
  • Profil alanları tanımlanabilir.
  • E-imzayı destekler.
  • Dokümanların yayınlanması aşamasında onay adımları tanımlanabilir.
  • Her bir doküman için üyelik düzenlenerek, doküman üzerindeki yetkililer belirlenebilir.
  • Doküman revizeleri yapılabilmektedir.
  • Dokümanlar için sanal dizinler oluşturulur. Her bir sanal dizin içerisinde istediğiniz dokümanlar listelenir ve buradan istediğiniz dokümanın tarihçe bilgilerine ulaşabilirsiniz.

Sözleşme Yönetimi

Sözleşme yönetimi; şirket içerisindeki tüm sözleşmelerin tiplere ayrılarak standartlaştırıldığı, dışarıdan hazır sözleşmelerin PDF olarak içeri alınabildiği, sözleşmelerin karşı tarafa sunulmadan şirket içerisinde onay aşamalarından geçirilebildiği ve sözleşme içerisindeki önemli ve gerekli maddeler için hatırlatıcılar özelliği ile kullanıcıların, istenilen zamanlarda uyarılabildiği sanal bir iş ortamıdır.

  • Sözleşmeler şablon üzerinden, elle giriş veya PDF dosyaları şeklinde sisteme dahil edilerek hazırlanır.
  • Şablon özelliği ile birden fazla müşterinizle yaptığınız aynı sözleşmelerin, tekrar tekrar oluşturulmadan hızlıca hazırlanması sağlanır.
  • Şirket içinde sözleşme üzerinde yapılan değişiklikler takip edilir.
  • Hazırlanan sözleşmeler onay aşamalarından geçtikten sonra, PDF şeklinde sözleşme yönetimi uygulaması içerisinden müşterilerinize e-posta olarak gönderilir.
  • Sözleşme üzerindeki önemli olan bölümler hatırlatıcılar ile kullanıcılara hatırlatılabilir.
  • İstenilen sözleşmeler feshedilerek sistemden kaldırılır.
  • Her bir müşteri adıyla sanal dosyalar sözleşme yönetimi içerisinde otomatik olarak oluşturulur ve bu müşterinizle yaptığınız tüm sözleşmeler burada listelenir. Sözleşme tarihçesine ulaşılabilir.
  • Aktif olan tüm sözleşmeler pasta diyagramında müşteri ve adet bazında, ayrıca liste şeklinde revizyon tarihi, sorumlu kişisi vb. ile birlikte kontrol panelinde bulunur.

Satın Alma Süreci

Talep edilen mal veya hizmet için satın alma talep formunun oluşturularak, istenilen mal veya hizmeti almak için sağlayıcılarınızdan topladığınız tekliflerin tek bir ara yüzde kaydedilmesini sağlayan süreçtir. Bu süreç ile birden fazla sağlayıcı tarafından karşılanacak tek bir satın alma talebi, ürün/hizmet ve tedarikçiler birbirleri ile ilişkilendirilerek kolayca takip edilebilir.

  • Satın alma taleplerinin girilmesi ve ilgili onaylar dahilinde süreç takip edilir.
  • Gelen faturalar satın alma talepleri ile ilişkilendirilir.
  • Bir faturayı birden fazla satın alma talebi ile ilişkilendirebilme ve yine bir talebi birden fazla fatura ile ilişkilendirebilme özelliği.

Proje Yönetimi

Proje yönetimi, yeni proje oluşturulması ve bu proje içerisindeki görevlerin ve görev sorumlularının tanımlanarak, her bir sorumlunun kendi görevlerini takip etmesini, ilerleyişi hakkında bilgi girişlerini yapabilmesini sağlayan süreçtir. Ayrıca Proje Yöneticileri tüm görevlerin durumunu takip edebilmektedir.

  • Projelerin takibi için, görev tanımlarının yapılabildiği ve ilgili kişilere atanabildiği süreçtir.
  • Kendisine iş atanan kişiler de işlerini başka kullanıcılara atayabilmektedir.
  • Proje Yöneticileri ilerleme durumunu kontrol paneli içerisinden takip edebilmektedir.

Adres Defteri

Hem firma hem de kişi olan müşterilerin bilgilerinin kaydedildiği süreçtir.

  • Müşteriye ait temel bilgilerin (Adres, iletişim, kontak kişileri, hesap bilgileri vb.) kaydedildiği süreçtir.
  • Diğer süreçlerle entegre çalışabilir. Entegre edildiği süreç, müşteri bilgilerini bu uygulamadan çeker.

 

Kalite

Kalite Dokümanları

Kalite dokümanlarının tiplerine göre oluşturularak, saklanmasının sağlandığı uygulamadır.

  • Tiplerine göre oluşturulabilir.
  • Şirket içerisinde yayınlanabilir.
  • Her bir doküman tipi ayrı bir dosyada saklanır.

Müşteri Şikayetleri

Müşteri şikayetleri, her bir müşterinizden gelen şikayet bilgilerini kaydetmenizi sağlayan ve bu şikayeti ilgili birimlere ardından da Kalite birimine göndererek incelenmesini sağlayan uygulamadır.

  • Müşteri şikayet kayıtlarının yapılması.
  • Müşteri şikayetlerinin takibi.

Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler (DÖF)

Müşteri şikayetleri çözümü için DÖF sürecinin başlatıldığı, kök neden analiz detaylarının, aksiyon planlarının ve yapılan faaliyet sonuçlarının kaydedildiği ve aktif taleplerin takip edildiği süreçtir.

  • DÖF açılır, ilgili birimler tarafından takip edilir.
  • Aktif DÖF talepleri kontrol panelinden de takip edilir.

Yönetim Gözden Geçirme

Yönetim gözden geçirme toplantısı öncesi toplantı konusunun, organizatörün, katılımcıların, toplantı gündeminin belirlenmesini ve toplantı sırasında alınan kararların takip edilmesini sağlar.

  • Yönetim gözden geçirme toplantısı öncesi toplantı konusu vb. kaydedilir.
  • Toplantı sonucu alınan kararlar takip edilir.

 

Bilgi Teknolojileri

Yardım Masası

Çalışanların şirket içerisinde karşılaştıkları problemleri kaydettiği, problem basitse olay yönetimi tarafından çözülmesini, tekrar eden problemlerde ise ilgili birime yönlendirme yaparak problemin kesin çözüme ulaşmasını sağlayan süreçtir.

  • Basit çağrı talepleri sisteme girilebilir ve takip edilebilir.
  • Hem Olay Yönetimi hem de Problem Yönetimini kapsayan süreçtir.

Erişim Bilgileri Kayıt Formu

Bilgi Teknolojileri desteği veren firmaların tüm müşterilerine ait sunucu, VPN erişim, kullanıcı hesap bilgilerinin vb. kaydedildiği süreçtir.

  • Müşteriye ait VPN, sunucu, lisans, kullanıcı hesap vb. bilgileri kaydedilir.